Dépôt au guichet des formalités pour être annexé au RCS et au RNE
Les sociétés par actions ( SA , SAS , SCA , etc.) et toutes les autres sociétés commerciales (hors SNC , SARL ) doivent déposer au guichet des formalités des entreprises le rapport de gestion et, lorsqu'il y en a un, le rapport sur la gestion du groupe, pour être transmis au greffe du tribunal de commerce puis annexés au RCS et au RNE . Elles doivent le faire dans un délai d'un mois suivant l'approbation des comptes annuels ou dans les 2 mois suivant cette approbation lorsque ce dépôt est effectué par voie électronique.
- Guichet des formalités des entreprises
Pour les SNC dont tous les associés indéfiniment responsables sont des SARL ou des SA et pour toutes les SARL , le rapport de gestion de la société n'est pas obligatoirement transmis au greffe mais il doit être tenu à la disposition de toute personne qui en fait la demande.
À noter
L'intégralité des informations inscrites et pièces annexées au RNE, à l'exception des documents comptables couverts par une déclaration de confidentialité, sont mis à la disposition du public gratuite et sous forme électronique.
Transmission à l'assemblée des associés et aux actionnaires
Dispositions générales
Un ou plusieurs actionnaires ou associés représentant au moins 5 % du capital ou des droits de vote peuvent demander l'inscription à l'ordre du jour de l'assemblée générale d'un projet de résolution exigeant qu'une société accréditée prépare un rapport sur certaines informations en matière de durabilité. Cette société ne peut pas être liée au commissaire aux comptes ou à l'OTI désigné pour certifier les comptes ou les informations en matière de durabilité de la société. Ce rapport est mis à la disposition des membres de cette assemblée.
Sociétés par actions
Dans les sociétés par actions, à compter de la convocation de l'assemblée générale ordinaire annuelle et au moins pendant le délai de 15 jours qui précède la date de la réunion, la société doit adresser aux actionnaires ou mettre à leur disposition le rapport de certification des informations en matière de durabilité. Sur demande de tout actionnaire, la société doit procéder à cet envoi avant la réunion et à ses frais.
Dans les , pendant une période ininterrompue commençant au plus tard 21 jours avant l'assemblée, les sociétés cotées publient sur le site internet les documents destinés à être présentés à l'assemblée. Cela concerne notamment l'avis du commissaire aux comptes et les informations en matière de durabilité.
Autres sociétés
Dans les et les , le rapport de gestion, l'inventaire et les comptes annuels établis par les gérants sont soumis à l'approbation de l'assemblée des associés, dans un délai de 6 mois à compter de la clôture d'un exercice, sauf prolongation de ce délai par décision de justice.
Les comptes annuels, le rapport de gestion ainsi que, lorsqu'il y en a, les comptes consolidés et le rapport sur la gestion du groupe sont tenus, au siège social, à la disposition des commissaires aux comptes un mois au moins avant la convocation de l'assemblée.
Dans cet objectif, ces documents, ainsi que le texte des résolutions proposées et, lorsque ces documents existent, le rapport des commissaires aux comptes, le rapport de certification des informations en matière de durabilité, les comptes consolidés et le rapport sur la gestion du groupe doivent être communiqués aux associés au moins 15 jours avant la réunion de l'assemblée. Toute délibération prise en violation de cette obligation peut être annulée.
Tout associé peut poser par écrit des questions auxquelles le gérant est obligé de répondre au cours de l'assemblée.
À noter
Dans les , si l'assemblée des associés n'a pas été réunie dans les 6 mois suivant la clôture d'un exercice, le ministère public ou toute personne intéressée peut saisir le président du tribunal statuant en référé. Celui-ci pourra obliger les gérants de convoquer cette assemblée ou de désigner un mandataire pour y procéder.
Transmission au CSE
En vue de la consultation annuelle du comité social et économique (CSE) sur la situation économique et financière de l'entreprise, l'employeur met à sa disposition les documents suivants :
Rapport de gestion contenant les informations en matière de durabilité
Rapport des commissaires aux comptes
Rapport de certification des informations en matière de durabilité
Transmission sur demande à toute personne
Une copie du rapport de gestion est délivrée à toute personne, à ses frais, au siège de la société sur simple demande. Les frais de délivrance ne peuvent pas excéder le coût de la reproduction. L'intéressé est avisé, lors de sa demande, du montant total des frais à acquitter dont le paiement préalable peut être exigé.
Recours en absence de communication des documents
Toute personne n'ayant pas pu obtenir la production, la communication ou la transmission des informations en matière de durabilité peut demander au président du tribunal statuant en référé :
Soit d'obliger sous astreinte la société compétente pour la production, la communication ou la transmission des documents ou informations à les communiquer
Soit de désigner un mandataire chargé de procéder à cette communication.
Lorsqu'il est fait droit à la demande, l'astreinte et les frais de procédure sont à la charge de la société mise en cause.
